Receptionsansvarig kontaktcentermedarbetare i Solna stad - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Är du en serviceinriktad problemlösare med intresse för samhällsfrågor och medborgarservice? Vi söker nu ny medarbetare till Solna stads kontaktcenter med ansvar för stadshusets reception.

Om oss

Solna stads kontaktcenter är arbetsplatsen för dig som vill vara med och göra skillnad i människors vardag, både för våra medborgare och för de som arbetar här eller som besöker oss. Hos oss kommer du att arbeta med stimulerande frågor i en av Sveriges snabbast växande kommuner.

Kontaktcenter är första vägen in i Solna stad  och verkar på uppdrag av stadens förvaltningar. Kontaktcenter ska avlasta dessa genom att ge svar på de frågor som medborgare och företag har till staden.

I uppdraget ingår bland annat:

• Bemanning av stadens telefoni och reception.
• Hantera ärenden som inkommer via webbformulär.
• Ge god service och bemötande till de som tar kontakt med staden i något ärende.

Vad innebär arbetet?

Att ge god service till medborgare och företagare är viktigt för Solna stad. I denna roll kommer du att möta våra kunder både i stadshusets reception och i telefon. Ditt ansvar i receptionen innebär:

• Ansvara för det dagliga arbetet i receptionen
• Schemaläggning av receptionens personal
• Löpande utvärdera befintliga rutiner och vid behov ta fram nya
• Vara drivande i utvecklingsarbetet av receptionens uppdrag.

Idag arbetar fyra kontaktcentermedarbetare i stadens reception enligt schema. Du kommer ha en utpekad roll som receptionsansvarig men inget personal- eller budgetansvar. 

Ditt övriga arbete innebär:

• Svara på frågor och vägleda våra kunder i telefon
• Svara på frågor och hantera ärenden som inkommer skriftligt

Arbetstiden fördelas ungefär lika mellan de två rollerna.

I båda rollerna krävs en hög nivå av service och lösningsfokusering. Du förväntas att löpande ta del av information och instruktioner både muntligt och skriftligt, för att kunna svara rätt på frågor och vägleda våra kunder till rätt instans. Du kommer att arbeta i många olika verksamhetssystem och behöver kunna ta till dig en stor mängd information för att kunna genomföra ditt arbete.

 Vem söker vi?

Vi söker dig som är engagerad och skapar förtroende i ditt arbete samt gillar att arbeta med människor. Du ska tycka om att arbeta i grupp, ha ett eget driv och vara prestigelös.

För att lyckas i rollen är allmänbildning och ett stort intresse för problemlösning viktigt. Du är en ambassadör för Solna med en förmåga att bearbeta och hantera mycket information. Du är påläst och uppdaterad på senaste informationen som du på ett enkelt sätt sammanfattar för att vägleda våra medborgare som söker kontakt, oavsett om det är på svenska eller engelska. Fler språkkunskaper är meriterande, inte minst finska.

Du kommer dagligen ställas inför nya frågor, möten och utmaningar som ställer krav på lyhördhet och ett relationsskapande arbetssätt. Du är initiativrik, nyfiken, lösningsorienterad samt har ett gott omdöme och en positiv inställning. Du är noggrann med att informationen du ger är korrekt samt arbetar strukturerat och med tydliga rutiner. 

I rollen krävs det att du arbetar proaktivt och stundtals med god pondus utan att tappa en god service. Rollen kräver en hög digital kompetens då du kommer att jobba i flera olika digitala system.

Vidare vill vi att du har relevant högskoleutbildning eller arbetslivserfarenhet som vi bedömer likvärdigt.

Meriterande för tjänsten är:

• Erfarenhet av att ha jobbat i kommun eller myndighet.
• Erfarenhet av arbete i ett kontaktcenter för kommun eller annan myndighet eller likvärdigt servicearbete.
• Erfarenhet av arbete i reception eller likvärdigt servicearbete.
• Erfarenhet av ledande eller samordnande roller.

Vi kommer att lägga stor vikt vid personliga egenskaper i den här rekryteringen. 

 Vårt erbjudande

Vi erbjuder en tillsvidareanställning på heltid med tillträde i november 2023 eller enligt överenskommelse. Som receptionsansvarig i Solna stad är du en viktig ambassadör för Staden och för kontaktcenter. Nästan var fjärde kontakt till Solna stad sker genom receptionen, vilket ger en omväxlande och utvecklande miljö. Som receptionsansvarig kommer du arbeta i nära samarbete med kontaktcenterschefen samt i daglig kontakt med medarbetare inom Solna stad.

På kontaktcenter arbetar 13 kunniga och serviceinriktade medarbetare som stöttar och hjälper varandra i alla frågor. Kontaktcenter behöver liksom Solna stad ständigt utvecklas för att möta invånarnas och företagarnas behov och förväntningar. Här får du möjlighet att bidra till den utvecklingen med ditt driv och engagemang.

 Mer information och ansökan

För denna roll tillämpar vi 6 månaders provanställning. Du ansöker med CV och personligt brev samt genom att besvara de frågor som ställs i samband med din ansökan senast den 10 september 2023. Om du har några frågor är du välkommen att höra av dig till ansvarig chef Angelica Tessmar,  angelica.tessmar@solna.se eller 08-746 13 33. Facklig kontaktperson är Annika Engberg Lordin, Vision. Annika.Lordin@solna.se eller 08-746 11 45.

Ditt personliga brev och svar på frågor kommer att beaktas som ett första skrivprov samt utgöra urvalet för nästa steg i processen. 

Urvalsarbetet kommer att påbörjas efter sista ansökningsdag. Rekryteringsprocessen kommer att bestå utav screeningstester, telefonintervju med rekryterare, intervju med ansvarig chef samt referenstagning.